Memilih Jasa Pembuatan Aplikasi: Tanyakan Ini Sebelum Tanda Tangan

Sebelum menandatangani kontrak dengan jasa pembuatan aplikasi, pastikan beberapa hal sudah tertulis: siapa pemilik kode programnya dan kapan diserahkan; atas nama siapa domain, server, dan akun aplikasinya; apa yang dikerjakan dan apa yang tidak; bagaimana perubahan di tengah jalan dihitung; dan apa yang terjadi setelah aplikasi selesai.

Masalah yang ingin Anda hindari biasanya satu dari tiga hal: kode program yang tidak diserahkan, vendor yang sulit dihubungi setelah proyek selesai, atau biaya yang terus bertambah. Ketiganya jauh lebih mudah dicegah lewat kontrak daripada diselesaikan setelah terjadi.

Daftar di bawah berlaku untuk software house maupun pengembang lepas. Bagian tentang hukum di artikel ini adalah gambaran umum, bukan nasihat hukum.

Siapa pemilik kode program, dan apakah diserahkan?

Ini pertanyaan pertama yang perlu diajukan, karena jawabannya tidak otomatis menguntungkan pemesan. Program komputer termasuk ciptaan yang dilindungi UU No. 28 Tahun 2014 tentang Hak Cipta (Pasal 40 ayat (1) huruf s). Pasal 36 undang-undang yang sama menyebut bahwa, kecuali diperjanjikan lain, pencipta dan pemegang hak cipta atas ciptaan yang dibuat dalam hubungan kerja atau berdasarkan pesanan adalah pihak yang membuatnya.

Artinya, membayar lunas belum tentu menjadikan Anda pemegang hak cipta atas kode programnya. Kalau Anda ingin hak itu berpindah, tuliskan di kontrak. Undang-undang yang sama menyebut perjanjian tertulis sebagai salah satu cara hak cipta dialihkan (Pasal 16 ayat (2) huruf e). Teks lengkapnya bisa dibaca di JDIH BPK.

Selain soal hak, tanyakan juga bentuk penyerahannya:

• Kode program (source code) yang lengkap, bukan hanya aplikasi jadi atau berkas pemasangannya.
• Repositori beserta riwayat perubahannya, sebaiknya di akun milik Anda sejak awal, bukan dikirim dalam satu berkas di akhir proyek.
• Struktur basis data dan petunjuk memasang ulang aplikasi di server lain.
• Daftar komponen pihak ketiga dan lisensinya. Pustaka atau templat milik vendor yang juga dipakai di proyek lain biasanya dilisensikan, bukan dialihkan. Itu wajar, asal tertulis.

Saat artikel ini ditulis, DPR dan pemerintah sedang membahas revisi UU Hak Cipta. Mintalah ahli hukum memeriksa klausul hak cipta di kontrak Anda terhadap aturan yang berlaku saat kontrak ditandatangani.

Atas nama siapa domain, server, dan akun aplikasinya?

Kode program yang sudah diserahkan tidak banyak membantu kalau semua akun tempat aplikasi itu berjalan terdaftar atas nama vendor. Aturannya sederhana: akun didaftarkan atas nama perusahaan Anda, tagihannya atas nama Anda, dan vendor bekerja dengan akses yang bisa Anda cabut.

• Domain. Pemilik yang tercatat adalah perusahaan Anda, dan Anda memegang akses ke panel pengelola domainnya.
• Server atau layanan cloud. Akun penagihannya milik Anda. Vendor diberi akses dari akun itu.
• Akun Google Play Console. Untuk perusahaan, Google Play menyediakan akun organisasi, dan akun jenis ini mensyaratkan nomor D-U-N-S. Daftarkan atas nama perusahaan Anda, bukan memakai akun pribadi pengembangnya.
• Akun Apple Developer. Untuk pendaftaran sebagai perusahaan, Apple juga mewajibkan nomor D-U-N-S yang terdaftar atas nama badan hukumnya.
• Akun payment gateway. Uang dari pelanggan masuk ke rekening yang terdaftar di akun ini, jadi akun dan rekeningnya harus atas nama usaha Anda.
• Layanan pendukung. Pengirim email, peta, atau notifikasi WhatsApp yang dipakai aplikasi juga didaftarkan atas nama perusahaan Anda.

Kalau aplikasinya ternyata cukup berupa website yang bisa dipasang di ponsel, akun toko aplikasi tidak diperlukan sama sekali. Bahasannya ada di pilihan antara aplikasi Play Store dan PWA.

Apa yang harus tertulis dalam penawaran jasa pembuatan aplikasi

Penawaran yang hanya berisi nama aplikasi dan satu angka tidak bisa dijadikan pegangan kalau nanti ada perselisihan. Penawaran yang layak menyebut:

• Halaman atau layar apa saja yang dibuat, dan siapa yang memakai masing-masing.
• Aturan yang dijalankan aplikasi: siapa menyetujui apa, rumus hitungan yang dipakai, data apa yang wajib diisi.
• Sistem lain yang disambungkan, misalnya mesin absensi, pembayaran, atau aplikasi akuntansi.
• Pemindahan data lama: siapa yang merapikan data dari Excel atau sistem lama, dan siapa yang memasukkannya.
• Yang tidak dikerjakan. Bagian ini sering kosong, padahal paling banyak mencegah salah paham. Misalnya: tidak termasuk versi iPhone, tidak termasuk biaya server, tidak termasuk penulisan isi halaman.
• Harga, tanggal selesai, dan jadwal pembayaran.

Untuk jadwal pembayaran, kaitkan setiap termin dengan hasil yang bisa Anda coba, bukan dengan berlalunya waktu. Dengan begitu, uang yang sudah keluar selalu sebanding dengan pekerjaan yang sudah bisa Anda lihat.

Bagaimana perubahan di tengah jalan dihitung?

Setelah melihat aplikasinya berjalan, pengguna hampir pasti menemukan hal yang ingin diubah. Itu wajar. Yang membuat biaya membengkak adalah perubahan yang tidak pernah dihitung sebelum dikerjakan.

Sepakati alurnya di awal: setiap permintaan baru ditulis, vendor memberi perkiraan biaya dan dampaknya ke tanggal selesai, lalu pekerjaan dimulai setelah Anda setuju. Sepakati juga beda antara perbaikan dan perubahan. Fitur yang ada di rincian tetapi tidak berjalan dengan benar termasuk perbaikan dan tidak ditagih lagi. Fitur yang tidak ada di rincian termasuk perubahan.

Mencoba hasil, pengujian, dan masa garansi

Jangan menunggu sampai akhir proyek untuk melihat hasilnya pertama kali. Minta akses ke versi uji yang diperbarui berkala, dan libatkan orang yang nanti benar-benar memakai aplikasinya. Alur kerja yang keliru lebih murah diperbaiki selagi pengerjaan berjalan daripada setelah seluruh kantor memakainya. Di Podkode, misalnya, klien mendapat satu tautan untuk mencoba hasilnya kapan saja.

Sebelum menyatakan pekerjaan selesai, jalankan uji penerimaan, yaitu daftar skenario yang Anda coba sendiri dari awal sampai akhir. Contohnya alur cuti karyawan: cuti diajukan, disetujui atasan, lalu sisa cutinya berkurang. Tanyakan juga pengujian apa yang dilakukan vendor sebelum menyerahkan hasilnya kepada Anda.

Untuk garansi, tuliskan tiga hal: berapa lama masa garansinya, kesalahan apa yang ditanggung, dan berapa lama vendor menanggapi laporan. Tidak ada angka baku untuk ini. Yang penting angkanya tertulis dan memang bisa dipenuhi.

Serah terima, pelatihan, dan pilihan teknologi

Serah terima bukan hanya memasang aplikasi di server. Mintalah juga:

• Pelatihan untuk pengguna dan untuk admin yang mengatur akun serta hak akses.
• Panduan pemakaian singkat dan catatan teknis cara memasang, mencadangkan, serta memperbarui aplikasi.
• Daftar seluruh akun beserta kata sandinya. Ganti kata sandi itu setelah serah terima selesai.

Tanyakan juga teknologi apa yang dipakai. Bahasa pemrograman dan kerangka kerja yang umum membuat pengembang lain lebih mudah melanjutkan kalau vendor pertama tidak lagi tersedia. Itu sebabnya Podkode memakai Next.js, Laravel, dan MySQL, lalu menyerahkan kode programnya: suatu hari nanti, yang merawat aplikasi Anda mungkin bukan kami.

Pemeliharaan setelah aplikasi dipakai

Aplikasi yang sudah berjalan tetap butuh perawatan: pembaruan keamanan, perpanjangan domain dan server, cadangan data, dan penyesuaian kecil ketika aturan kantor berubah. Tanyakan bentuknya sejak awal: biaya bulanan dengan cakupan tertentu, atau dibayar per permintaan. Keduanya wajar, asal Anda tahu apa yang didapat.

Tanyakan juga biaya rutin di luar jasa vendor, seperti server, domain, dan layanan pihak ketiga, supaya tidak ada biaya yang mengejutkan di anggaran tahun berikutnya. Kalau Anda ingin perawatan server dan jaringan kantor dipegang pihak lain, cakupannya dibahas di jasa IT support Cileungsi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah source code aplikasi otomatis jadi milik pemesan?

Tidak otomatis. Menurut Pasal 36 UU Hak Cipta, kecuali diperjanjikan lain, pemegang hak cipta atas ciptaan yang dibuat berdasarkan pesanan adalah pihak yang membuatnya. Karena itu, pengalihan hak atas kode program dan kewajiban menyerahkannya perlu ditulis di kontrak.

Apakah hak cipta aplikasi harus didaftarkan ke DJKI?

Tidak harus. Pasal 64 ayat (2) UU Hak Cipta menyebut pencatatan bukan syarat untuk mendapatkan hak cipta, dan penjelasannya menyatakan pelindungan dimulai sejak ciptaan itu ada atau terwujud. Pencatatan di DJKI tetap bisa dilakukan kalau Anda ingin punya catatan resmi. Tanyakan perlu tidaknya kepada konsultan hukum Anda.

Lebih aman memakai software house atau freelancer?

Bentuk usahanya sendiri tidak menjamin apa pun. Hal-hal di artikel ini berlaku untuk keduanya: kode di repositori milik Anda, akun atas nama perusahaan Anda, rincian tertulis, dan termin yang terkait dengan hasil. Kalau semua itu terpenuhi, pengembang lain bisa melanjutkan pekerjaan siapa pun yang berhenti di tengah jalan.

Berapa biaya jasa pembuatan aplikasi?

Biayanya bergantung pada jumlah layar, aturan yang dijalankan, dan sistem yang disambungkan, jadi angka umum di internet jarang berguna. Mintalah rincian tertulis dari beberapa vendor, lalu bandingkan isinya, bukan hanya angkanya. Untuk website perusahaan, komponen biayanya dibahas di biaya pembuatan website perusahaan.

Apakah kantor kami benar-benar perlu aplikasi khusus?

Belum tentu. Kalau aplikasi siap pakai atau spreadsheet yang rapi sudah cukup, memesan aplikasi khusus hanya menambah biaya perawatan. Tanda-tandanya dibahas di kapan Excel perlu diganti aplikasi kantor.